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誰も知らないを阻止せよ!共有フォルダの6つの整理術

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ビジネスにおいて、文書管理はとても重要です。

大事な契約書が紛失してしまったら、取引先の信用はガタ落ちして

契約の更新はないかもしれませんね。

現在は、電子で文書を管理するために、社内サーバを立ち上げ、

ファイルサーバにして、必要な範囲で共有をしている会社も多いと思います。

あなたが勤めている会社で、こんな会話を耳にしたことはありませんか?

とある昼下がり。。

Aさん
 2年前のプロジェクトの仕様書の格納場所知ってます?

Bさん
 それなら、Cさんが知ってると思うよ。

Aさん
 Cさんに聞いたら、Bさんが知ってると言ってたんですが。。 

Bさん
 ん~。じゃあ探してみるよ。

・・・1時間後。

Aさん
 仕様書、見つかりました?

Bさん
調べたら、Dさんが仕様書の作成者だからDさんにメールで聞いてる。

Aさん
あ、そうですか・・・ 

こんなのウソだろ!と思う方は、しっかりと文書管理がされた部署に勤めている方

なので、この記事は読まなくてもいいでしょう。

少しでも心当たりのある方は、以下を参考にして整理をしてみては

いかがですか?

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共有フォルダの6つのフォルダ整理術

私がおすすめする整理術は以下の6つです。

  1. 実態にあったフォルダ構成にする!
  2. フォルダ名はシンプルかつ連番を付ける!
  3. 「最新」が一目でわかるようにする!
  4. ショートカットをうまく活用する!
  5. 陳腐化しないルールを決める!
  6. 定期的に見直しをする!

それでは、一つずつご紹介します。

1.実態にあったフォルダ構成にする!

まず、大前提としてフォルダ構成をしっかりすることです。

「しっかりする」と言っても、それが難しいですよね。

具体的に、以下の方法での分類をおすすめします。

folder01

  1. 事業別
  2. 部署別
  3. 取引先別
  4. 作業別
  5. 時間別

この順番でフォルダ階層を作っていくと、文書作成の

担当者ごとに開くフォルダがなんとなく決まってきます。

いろいろフォルダを開く必要がないということは、時間短縮につながります。

フォルダへのアクセス権限を管理するにも有効なフォルダ構成です。

2.フォルダ名はシンプルかつ連番を付ける!

フォルダ名については、目印になるので一目でわかるキーワードを付ける

必要があります。文章のような感じでダラダラと長いフォルダ名はやめた方が

いいでしょう。

また、連番を付けることにより、並び順がキレイに整理できるので、

連番は必ず付けましょう。

私のおすすめは、数字3桁で連番を付けることです。

010_作業A
020_作業B
030_作業C

こんな感じです。

010→020→030と付けている理由は、フォルダ追加が発生した時のためです。

できれば、フォルダの追加は避けたいところですが、どうしても作業が増えたり

して、フォルダを追加する機会があると思います。

作業の特性上、作業Aと作業Bの間にフォルダを作成したいと考えたとき、

作業Bと作業Cの連番を変えるのは、配下のパスも変わってしまうので、

避けるべきです。

この連番の付け方なら、011を付番することで、作業Aと作業Bの間に

フォルダを作成することが可能です。

3.「最新」が一目でわかるようにする!

共有フォルダに格納されるファイルは、すべてが最新版とは限りません。

例えば、手順書だったら運用していくうちに、新たな手順が加わって、

手順書ファイルの更新が必要になるということもあるでしょう。

古い手順書ファイルを削除して、新しい手順書のファイルに更新するなら

常に最新に保たれていますが、アーカイブとして古いファイルも共有フォルダ上に

残すこともあるはずです。

その際、新旧を明確に管理しないと、誤って古い手順書で運用してしまう可能性が

ありますので、以下のようなフォルダ構成にします。

○○手順書(フォルダ)

 ┣○○手順書_第5版(ファイル)
 ┗_old(フォルダ)
   ┣○○手順書_第1版(ファイル)
   ┣○○手順書_第2版(ファイル)
   ┣○○手順書_第3版(ファイル)
   ┗○○手順書_第4版(ファイル)

こうすると、○○手順書フォルダを開いたときに、直下のフォルダは最新だけなので

一目瞭然ですね。

※ファイル名に「最新版」と、付けるのは絶対禁止です。いつの最新?ってなりますよ。

4.ショートカットをうまく活用する!

電子文書は、簡単にコピー&ペーストでいろいろな場所に置くことができますが、

同じファイルが共有フォルダ上に複数あることは避けなければいけません。

どうしても、複数階層にファイルを置きたい場合は、参照側はショートカットに

しましょう。

ただ、ショートカットは、本当の最終手段にすべきです。

理由は、ファイル名を変更したり格納場所を変更すると、パスが切れてしまい、

結局探すことになってしまうからです。

どうしても、ショートカットを作成する必要があるならファイル自体ではなく、

ひとつ上のフォルダのショートカットがいいかもしれません。

5.陳腐化しないルールを決める!

どんなに素晴らしいフォルダ構成にしても、実際に使う人たちが

守れないような、ガチガチのルールだと意味がありません。

とはいえ、最低限のルールは決めないといけないの陳腐化しない工夫が

必要です。

私のおすすめは、2つです。

①ファイルを作ってほしくない階層に注意コメントを入れる

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こんな感じで、注意コメントとしてファイルを作っておけば、

普通の人だったら、ここにファイルは置きませんよね。

②命名のルールがパッとわかるようにしておく

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こんな感じで、命名ルールを明示しておけば迷いませんよね。

6.定期的に見直しをする!

決めたときは、最良の構成・ルールであっても、時間が経過すると

改善点が出てきます。

そこで、必要なのは、定期的に見直しをすることです。

見直しの期間が短すぎると、ルールが浸透しないのである程度の

期間は必要です。最短でも四半期に1回でしょうか。

極力、フォルダ構成は変えずに新たに必要となった階層を増やす

ぐらいがいいでしょう。

そのためにも最初のフォルダ構成はとても重要になってきます。

まとめ

いかがでしたか?

なかなか、手が付けられない文書管理の見直しですが、

そのチームにとって、実は最重要課題だったりします。

1つのファイルを探すという、この世で一番ムダな時間を

いつまで、続けるつもりですか?

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